Перехід на цифровий документообіг здатен принести бізнесу чимало переваг – від мінімізації помилок та швидкого опрацювання документів до суттєвого зменшення витрат та економії часу. Одним з інструментів для накладання кваліфікованого електронного підпису є спеціальний сервіс в застосунку Дія. Послуга була презентована Міністерством цифрової трансформації декілька років тому – 17 травня 2021 року. В останні роки потреба в його використанні лише зростає.
Розповімо детальніше, що таке “Дія.Підпис” і як його активувати, для яких цілей використовується і які його основні переваги. Ви також дізнаєтесь про особливості роботи технології в додатку “Дія”, настільки сервіс безпечний і що потрібно робити при проблемах з активацією.
Що таке Дія.Підпис?
Дія.Підпис – це найзахищеніший кваліфікований електронний підпис, який можна активувати менш ніж за хвилину. Він дає змогу проходити авторизацію в застосунках, підписувати документи, оформляти певні послуги на державних ресурсах. Його активно використовують для ведення юридично значущих справ в електронній формі. По суті, Дія.Підпис – це аналог власноручного підпису, що має юридичну силу з моменту підписання. Зверніть увагу, що послуга створення Дія.Підпис є абсолютно безкоштовною.
Навіщо потрібен Дія.Підпис?
Дія.Підпис є досить необхідним інструментом, коли потрібно отримати певні державні послуги або перевірити ЕЦП. Наприклад, він може знадобитись для подання звітності в податкову чи авторизації в Кабінеті водія. Також за його допомогою можна підписати ряд документів і отримати деякі адміністративні послуги онлайн, не виходячи з дому чи офісу. Його сміливо можна використовувати для підписання різних PDF-документів: договору оренди, офіційного листа, заяви для оформлення відпустки, кредитного договору, застави, гарантії тощо. Сервіс дозволить надовго забути про папери, друк документів, фотографії підписаного варіанта тощо.
Основні переваги Дія.Підпис
- Висока конфіденційність і безпека інформації.
- Відсутність ризику підробки документів.
- Швидке погодження та підписання різного роду документів.
- Прискорення робочих процесів та ведення ділових відносин без необхідності особистих зустрічей та багатогодинних переговорів.
- Скорочення об’ємів паперової документації, економія часу співробітників та витрат підприємства.
- Зручність використання та зберігання документів.
- Автоматизований збір та зберігання даних про підписані документи.
- Висока юридична сила підписаного електронного документа.
- Можливість переглядати та підписувати документи в будь-який зручний час, незалежно від місця перебування.
Як працює Дія.Підпис?
Технологія Дія.Підпису новітня та досить унікальна. Сервіс працює на основі передової технології Face recognition. Говорячи більш простою мовою, це один з найперспективніших методів розпізнавання обличчя та забезпечення безпеки біометричних даних.
Спочатку система має переконатись, що перед нею саме жива людина, а не робот. Всі, хто раніше оформлював у «Дії» сертифікат про вакцинацію, скоріш за все пам’ятають, які маніпуляції програма вимагала зробити – повертати голову ліворуч чи праворуч, кивати, кліпати очима, усміхнутись. Таким чином система розуміє, що перед нею жива істота.
Далі штучний інтелект починає порівнювати ваше обличчя в камері гаджета і обличчя з фото паспорта, яке вже є в базі. Варто зазначити, що отримати електронний цифровий підпис можна лише при наявності ID-картки або біометричного закордонного паспорта. Інакше система не зможе підтягнути потрібну інформацію з відповідної бази. Тому якщо ви є власником звичайного паспорта старого зразка 1994 року у формі книжечки, то навряд чи зможете отримати Дія.Підпис.
Як активувати Дія.Підпис: покрокова інструкція
Для початку потрібно увійти в застосунок “Дія” та пройти авторизацію. Це можна зробити через BankID або біометричних даних. Далі слідуйте простій інструкції:
- Натисніть «Меню», що розташовується в правому нижньому куті.
- Знайдіть пункт “Дія.Підпис”. При першому використанні скоріш за все він буде вимкнений. Натисніть «Активувати Дія.Підпис».
- Підтвердіть свою особистість по FaceID, NFC або BankID. Якщо вибираєте перший пункт, очікуйте активації фронтальної камери.
- Далі слідує досить марудний крок. Потрібно буде слідувати підказкам на екрані. Треба наблизити обличчя до камери, а далі – повертати голову в різні боки, кивати, кліпати. При цьому рамки на екрані мають бути зеленими. Якщо вони стають червоними, значить щось робите неправильно. Бажано виконувати всі дії при гарному освітленні навпроти вікна.
- Після виконання попередніх дій повинно з’явитися повідомлення “Дякуємо, особу підтверджено”.
- Придумайте та введіть унікальний пароль з 5 цифр – це робиться для додаткового захисту. Обов’язково запам’ятайте цей код. Далі має сформуватися сертифікат.
Після завершення процесу електронний підпис готовий до використання. В подальшому користувач може використовувати його для взаємодії з різноманітними сервісами та підписання документів в Дії та онлайн.
Термін дії електронного цифрового підпису Дія – 12 місяців після створення або до моменту видалення власником. Потім при необхідності процедуру можна повторити в будь-який момент.
Як використовувати Дія.Підпис
- Виберіть потрібний документ, який плануєте підписати.
- Натисніть “Підписати”.
- Підтвердіть свою особу зручним для вас способом. Це може бути перевірку по фото або BankID. Також можна прикласти до телефону з NFC свою ID-картку.
- Введіть 5-значний код від сертифіката.
- Готово. Документ підписаний.
Що робити, якщо виникають проблеми з активацією?
Існує досить багато причин, чому з’являються проблеми у застосуванні Дія.Підпис. В першу чергу потрібно перевірити, чи співпадають образ обличчя та фото з цифрового паспорта. Вони мають бути однаковими. Лише в цьому випадку вдасться активувати цю функцію. Також для отримання успішного результату радимо скористатися наступними порадами:
- робіть фотоверифікацію при гарному освітленні на однотонному фоні (без декору, картин та сторонніх людей);
- приберіть всі аксесуари з обличчя та шиї, яких немає на фотографії в паспорті;
- тримайте передню камеру гаджета близько до обличчя;
- дві сторони обличчя повинні бути освітлені рівномірно;
- кольорова гама заднього фону не повинна зливатися з обличчям;
- перевірте камеру – вона повинна бути чистою, без пилу та забруднень;
- слідкуйте, щоб колір рамок залишався зеленим;
- перевірте, чи має застосунок “Дія” доступ до камери і чи працює камера взагалі;
- положення обличчя особи має знаходитись у центрі кадру.
Під час процедури потрібно слідувати вказівкам на екрані, які періодично потрібно повторювати. Якщо все правильно виконувати, з’явиться відповідне повідомлення, що особа підтверджена. Далі вже можна користуватися перевагами Дія. Підпис.
Іноді функція некоректно працює через те, що людина знаходиться за кордоном. Тут потрібно активувати VPN з налаштуваннями України, а потім увійти в застосунок і знову спробувати скористатись опцією.
У випадку, якщо вирішити проблему не вдалось, можливо зв’язатися зі службою підтримки, написавши на електронну пошту support@thedigital.gov.ua. Важливо описати свою проблему в усіх подробицях. Бажано додати відео процесу активації Дія.Підпис.
Чи безпечний Дія.Підпис?
Так, користуватися “Дія.Підпис” абсолютно безпечно. Користувачі можуть бути впевнені, що ніяка стороння особа не зможе скористатись цією опцією, навіть якщо смартфон потрапить до рук іншої людини. Адже кожне його використання потребує проходження фотоверифікації і введення 5-значного кода.
Тобто якщо обличчя в камері телефона не буде співпадати з обличчям з фото паспорта, що міститься в Єдиному державному демографічному реєстрі, то підписання документів та інші маніпуляції будуть неможливими. Окрім того, при введенні неправильного цифрового коду більше 3 разів, Дія.Підпис деактивується і становиться недоступним для користування.
Ще варто зазначити, що Дія.Підпис складається з 2 частин закритого сертифіката. Перша частина зберігається у телефоні особи, а інша – в надійно захищеному модулі сервісу Дія.
Підсумуємо
Як бачимо, Дія.Підпис – зручний та надійний інструмент роботи з інформацією в електронному вигляді. Це ефективне рішення для тих, хто йде в ногу з новими вимогами часу та хоче бути успішним підприємцем. З його допомогою можна легко та швидко підтвердити свою особу та легітимність документів. Він підсилює сучасний бізнес та допомагає менше часу витрачати на рутину. Як ви вже зрозуміли, Дія.Підпис надійно захищений і активувати його можна за лічені секунди. А будь-які проблеми у його застосуванні можна вирішити самостійно, використовуючи перелічені вище рекомендації, або через технічну підтримку.
