Дедлайн (від англ. deadline — «остаточний термін») — визначений період часу або конкретний момент, до якого має бути виконана робота. Після закінчення цього терміну результат вважається простроченим.
Дедлайни часто “прив’язують” до якихось чітких дат: наприклад, до кінця місяця або кварталу, або навіть до завершення тижня. А ще вони можуть залежати від домовленостей із керівництвом чи командою. І найчастіше виконання дедлайнів сприймається як норма, а їх зрив закінчується штрафами.
Як відрізнити дедлайн від звичайного терміну?
Цікаво, що ці поняття не варто плутати. Дедлайн — це чітка “точка Х”, до якої треба завершити завдання, тоді як термін, швидше за все, підказує, коли варто почати роботу. Наприклад, ви збираєтесь оформляти звітність. Якщо встановити термін на початок підготовки, це допоможе не затягнути до останнього моменту. Але сам дедлайн вказує, до якої дати звіт має бути готовим.
У чому сила дедлайнів?
1. Мотивують закінчувати вчасно
Люди по своїй природі схильні відкладати справи. Але дедлайн буквально примушує нас діяти. Факт підтверджено багатьма дослідженнями: коли є чіткі строки, задачі виконуються швидше і рідше відкладаються “на завтра”.
2. Дають ясність
Коли завдання має дедлайн, воно сприймається чіткіше. Уявіть, як звучить задача “написати статтю” без конкретних строків. Так, її завжди можна відкласти! А якщо поставити конкретний час, скажімо, “закінчити статтю за два дні”, — ви одразу включаєтесь у роботу. Закон Паркінсона теж вказує: чим більше часу на задачу, тим більше ви її “розтягуєте”.
3. Допомагають структуруватися
З дедлайнами великі задачі простіше розділити на підзадачі. Наприклад, можна спланувати, що ви сьогодні робите чернетку, завтра — остаточну правку, а післязавтра відправляєте готовий матеріал. Так виходить уникнути паніки і плутанини, а робочий процес стає значно чіткішим.
Дедлайни допомагають упорядкувати хаос повсякденних справ і сприяють тому, щоб більше справ завершувалися, а не “зависали”. Правда, треба ставити реалістичні строки, інакше вони стануть вашим ворогом, а не помічником.
Як правильно встановлювати дедлайни і як це впливає на ефективність?
Просто встановити строк для виконання завдання — цього мало. Потрібно оцінити складність, чи не потрібна допомога ззовні, чи залежить все тільки від виконавця та інші фактори. Щоб дедлайни допомогли підвищити ефективність, а не знизили її, потрібно дотримуватись кількох принципів.
- Ні – довгостроковості. Як уже згадувалось, довгострокові планування створюють додатковий стимул для запізнення і зазвичай приводять до того, що робота виконується в останній момент. Якщо ж завдання велике, краще розбити його на кілька етапів і встановити коротші строки.
- Ні – нереалістичним планам. При встановленні строків важливо реалістично оцінювати час. Якщо ви не впевнені в тривалості процесу, запитайте у виконавця, скільки часу, на його думку, потрібно для виконання проекту. Проте варто пам’ятати, що дуже короткий проміжок не змусить фахівця працювати в три рази швидше, якщо це фізично неможливо.
- Ні – стандартам, так – гнучкості. Хоча дедлайни обмежені, іноді варто проявити гнучкість і бути готовим до змін, якщо цього вимагає ситуація. Під час роботи можуть виникати непередбачувані обставини, які збільшують терміни.
4 причини, чому дедлайни є ефективними
- Мінімізують спізнення. Згідно з дослідженнями Массачусетського технологічного інституту, вони допомагають зменшити ймовірність провалу і перенесення задач на потім.
- Конкретизують цілі. Обмежені терміни прив’язують доручення до графіку, роблять їх чіткішими і конкретнішими, а не абстрактними. Наприклад, розглянемо тему «написати статтю про тварин». Якщо не вказати конкретний строк на виконання, виконавець починає її виконувати лише в останній момент. Проте, якщо встановити границі «написати статтю про тварин — 2 дні», питання стає значно обов’язковішим.
Такий ефект пояснюється тим, що людина з більшою ймовірністю вчасно і якісно виконає конкретне доручення, а не абстрактне. Більше того, відповідно до закону Паркінсона, чим більше часу ми плануємо витратити, тим більше часу на неї йде. Отже, встановлення більш суворих строків дуже корисний захід для успішності місії.
- Допомагають у структуризації дій. Розуміння обмежених строків дає можливість розділити місію на менші підзавдання і структуризувати робочий процес. Це дозволяє правильно розподілити ресурси і використовувати їх з максимальною ефективністю, уникнувши даремних витрат.
- Усувають лінь і активізують старанність. Люди не люблять відчувати стрес, дискомфорт, а страх не вкластися в строки — це додатковий стрес.
Дедлайни налаштовують людину на продуктивну роботу, оскільки вона розуміє, що чим швидше виконає доручення, тим швидше отримає відпочинок, похвалу або нагороду.
Типи дедлайнів
Існують два види дедлайнів: жорсткі і гнучкі. Розглянемо їх особливості.
Жорсткі
Ці терміни найчастіше не дозволяється змінити або перенести. Приміром, якщо потрібно організувати захід до певної дати, наприклад, корпоратив на Новий рік, то зрушити дату вже неможливо. По завершенню свята подія втратить свою актуальність. У такому разі затримка призведе не лише до фінансових втрат, а й до репутаційних проблем. Саме тому при роботі з такими заходами необхідно діяти оперативно.
Зазвичай такі строки ставляться для подій, які мають чітко визначену дату і не допускають відтермінування.
Гнучкі
Іноді терміни мають бути більш змінними. Наприклад, у разі затримки не буде критичних наслідків. Але навіть у таких випадках важливо мати чіткий орієнтир. Адже без встановлення границі проекти постійно відкочуються у невизначеність. Той самий приклад з курсовими роботами. Хоча до здачі ще є час, багато студентів відтягують виконання до останнього, що призводить до стресу в останній момент.
Чотири поради для організації дедлайнів
Іноді здається, що вкластися в обумовлений час — неможливо, навіть якщо строк не такий вже й терміновий. Тому спробуємо подивитися, як змінити підхід.
Швидше приступати до роботи
Якщо завдання виглядає не надто терміновим, дуже легко його відкласти. Наприклад, якщо до кінця проекту є цілий місяць, можна посидіти і зайнятися іншими справами. Але це призводить до стресу в останню мить. Краще в рази раніше почати працювати, щоб у разі необхідності мати час на доопрацювання.
Встановлюйте свої особисті терміни
Під час планування важливо, аби ви не просто покладалися на загальні вимоги для всіх. Не бійтеся встановлювати свої власні строки, до яких потрібно дійти. Кожен має свій стиль роботи і найкраще орієнтуватися на власні можливості.
Розбивайте завдання на частини
Коли проект здається великим і непростим, його варто поділити на кілька етапів. Замість того, щоб планувати виконати все за один раз, спробуйте завершити одну частину через кілька днів. Подумайте, скільки ви повинні зробити за короткий час, наприклад за 15-20 хвилин.
Встановіть відповідальність
Якщо ви вирішили встановити строк, спробуйте знайти людей, яких варто повідомити про ваш план. Це можуть бути колеги, керівник, щоб була конкретна відповідальність. Наприклад, пообіцяйте, що до певного числа щось завершите або повідомте про перші успіхи. Зовнішня відповідальність додає дисципліни і організованості.
Дедлайни — корисний інструмент для покращення продуктивності, якщо ставити їх коректно. Однак важливо не доводити себе до ситуацій з невиконаними термінами, а навпаки, за допомогою декількох простих порад тримати все під контролем.
Техніки ефективного управління дедлайнами
Успіх у виконанні завдань у чітко визначені періоди неможливий без грамотного планування. Одним із способів є використання списків справ, спеціальних дошок для організації завдань і календарів. Ці інструменти дозволяють навести порядок в робочому процесі й дозволяють дотримуватися графіка.
З’ясування найпродуктивніших годин дня
Кожен має години, коли йому найпростіше впоратися з найбільш складними дорученнями. Помітивши ці моменти, можна скористатися ними для вирішення важливих моментів, що вимагають особливої уваги і енергії.
Зосередженість і боротьба з відволіканнями
Щоб успішно виконувати задачі, необхідно зосередитися і не дозволяти собі відволікатися. Важливо виключити такі фактори, як сповіщення у соцмережах, постійні перерви, сторонні шуми. Це дозволяє максимально використовувати робочий час.
Комунікація з командою
Не менш важливо забезпечити відкрите спілкування з колегами і клієнтами для встановлення реалістичних термінів. Це допоможе уникнути непорозумінь і дасть можливість розуміти потреби й вимоги інших учасників процесу.
Навички вирішення проблем і спілкування
Чітке і вчасне висловлювання думок і вміння вирішувати суперечності без затримок є важливими для продуктивної роботи. За рахунок такого підходу вдасться значно скоротити час, який могли б витратити на вирішення конфліктів.
Розподіл завдань у команді
У рамках роботи в команді важливо чесно визначити, хто і які завдання виконає найкраще. Це дозволить уникнути перепон та організувати роботу таким чином, щоб дотримання строків стало більш ефективним.
Ключ до успіху в роботі і повсякденному житті — вміння правильно організовувати час. Планування, комунікація з іншими учасниками і усвідомлення важливості кожного кроку дозволяють досягти результату вчасно та без зайвих стресів.
